上外办〔2012〕65号                    签发人：曹德明

  

关于印发《上海外国语大学外事接待

管理办法（试行）》的通知

各部门：

    为进一步做好短期外国专家管理工作，发挥外国专家重要作用，学校制定了《上海外国语大学外事接待管理办法（试行）》，现经校领导批准同意，予以印发，请按照执行。

附件：上海外国语大学外事接待管理办法（试行）

 

校长办公室

2012年12月31日

附件：

上海外国语大学外事接待管理办法（试行）

 

为进一步规范我校外事接待工作，提高工作效率，特制定本管理办法。

本管理办法适用于接待国外及港澳台地区人员短期来校访问，包括友好访问、参观考察、洽谈合作和讲学等。

对外合作交流处（港澳台办公室）为学校外事接待的归口管理部门。

第一条  外事接待原则

1．坚持对等、对口接待原则；

2．坚持务实、节俭原则；

3．外事接待经费遵循预算和决算制度，由学校和接待院系部门分担；

第二条  外事接待活动的审批

1．凡以学校名义邀请国（境）外人员来校访问，一般由相关院系部门在外宾来访前一个月向对外合作交流处提出申请，经同意后发出邀请函。未经批准，任何单位不得以学校名义进行外事接待活动。

2．各院系部门接待国（境）外人员来校访问，应至少提前十个工作日填写《上海外国语大学部门外事接待登记表》，报对外合作交流处备案，并做好接待工作。

3．来访人员涉及敏感国家、地区或部门，如外国政府官员、政要、国际组织领导人、外国媒体或驻华（沪）使领馆人员等，来访活动涉及敏感内容，须提前三个月向对外合作交流处提出书面申请。对外合作交流处报校领导审批同意后，向市外办报批。得到市外办批复后，方可由对外合作交流处发出邀请。

第三条  外事接待活动的组织

1．学校的外事接待如涉及讲学、参观、座谈等事宜，各院系部门应予以协助安排。

2．跨院系部门的或有校领导参加的外事接待活动，由对外合作交流处主要负责，相关院系部门予以协助。外事接待活动的准备工作主要包括：

l  准备来访人员名单及背景材料；

l  制定接待计划；

l  布置会场；

l  准备礼品；

l  落实翻译；

l  安排摄影和新闻报道。

3．院系部门负责安排的外事活动，可自行落实相关接待工作，做好外事接待记录，并定期报对外合作交流处备案。

第四条  外事接待标准

1．我校一般不为来访人员支付国际旅费。

2．接待国（境）外大学校级领导来访，若有需要，我校可提供机场接送服务。其他人员来访，一般不提供。

3．原则上，我校仅为来校讲学的国（境）外学者提供住宿，具体标准视其工作情况而定。

4．各院系部门接待国（境）外人员来访，根据需要，可提供工作餐。若需要宴请，应提出书面申请，由对外合作交流处报校领导审批。

5．具有纪念、象征意义的外事接待用礼品，应具有学校标志，遵循节俭原则予以赠送。

第五条 本办法自2013年1月1日起试行。

第六条 本办法由对外合作交流处负责解释。

 

附件

上海外国语大学部门外事接待登记表

（由接待单位填写后报对外合作交流处）

来访团 组名称			国家/ 地区			人数
来访单位及主要来宾简介
来访目的
接待计划
经费预算 及来源
拟请领导		时间			地点
接待院系部门		接待人员
接待联系人		电话
负责人签字（盖章）
对外合作交流处意见
校领导意见	（重要接待须经校领导审批）